RELATÓRIO DE GESTÃO
2006-2010/2010-2014

 

Seção de Arquivo

 

1. Introdução

A Seção de Arquivo do Centro de Filosofia e Ciências Humanas (CFCH) tem como objetivo consolidar-se como um órgão que trabalha, pesquisa, estuda, preserva e divulga a memória  do CFCH e da UFRJ. Prevista no Regimento do CFCH, datado de 17 de fevereiro de 1972, a Seção de Arquivo teve seu processo de implantação iniciado há apenas quatro anos, quando eu, Jacilene Alves Brejo, passei a ser a Arquivista responsável pelo CFCH e, desde então, desenvolvo e coordeno projetos que contemplam a organização dos acervos sob custódia do CFCH, através de tratamento especializado e de acordo com normas, políticas, metodologias e técnicas arquivísticas.

Até o início de 2010, além da Seção de Arquivo não existir como espaço físico, não havia no CFCH práticas específicas para produção e guarda da documentação acumulada. Neste sentido, a implantação de uma Seção de Arquivo era um desafio que requeria um conjunto de análises e estudos, decisões e ações. O arquivista, em especial, precisa esforçar-se para convencer os profissionais desta instituição sobre a importância desta atividade, principalmente os seus administradores, cujo apoio, principalmente o político-institucional, é primordial para o funcionamento adequado de uma Seção de Arquivo.

Entretanto, o processo de implantação da Seção de Arquivo do CFCH foi, e até hoje é, marcado por muitas dificuldades, tanto estruturais quanto organizacionais, inclusive por obstáculos simples e elementares, que, considerando boas práticas administrativas, não deveriam ocorrer.

O objetivo deste relatório é resgatar os objetivos da Seção de Arquivo do CFCH, apresentar os resultados já alcançados e aqueles que ainda estão sendo buscados, descrevendo os problemas encontrados e suas respectivas causas, além de propostas de solução, visando à adequada continuidade dos trabalhos planejados inicialmente.

 

2. Sobre o processo de implantação da Seção de Arquivo – Etapa de Diagnóstico

Localização do acervo documental

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. A primeira etapa, no caso do CFCH, foi buscar quais os locais em que a documentação produzida encontrava-se, visto que não havia um arquivo fisicamente instalado.

A Seção de Arquivo foi abrigada na sala 43 do edifício-sede do CFCH, ocupada anteriormente pelo Núcleo de Estudos de Políticas Públicas em Direitos Humanos Suely Souza Almeida (NEPP- DH), onde estavam armazenados 8,34 metros lineares de documentos, encontrados nos armários e gavetas e em mobiliários de madeira infestados de cupim, dentre os quais alguns documentos referentes aos vários projetos coordenados pela Profa. Suely Souza Almeida.

Na mesma sala, foi encontrada também, em um pequeno espaço na parede, toda a documentação referente ao Projeto GECEM (Gênero, etnia, classes, estudos multidisciplinares) da Escola de Serviço Social da UFRJ, cerca de 15 metros lineares de documentos.

No sótão (local entre a laje e o telhado do prédio), espaço utilizado pela instituição como depósito de materiais inutilizáveis, restos de obras e materiais quebrados, estavam armazenados cerca de 170 metros lineares de documentos.

No depósito de materiais localizado no andar térreo do edifício, espaço utilizado para armazenamento de material de limpeza, móveis quebrados e equipamentos obsoletos, estavam armazenados cerca de 42 metros lineares de documentação.

Na Decania, em um buraco da parede da copa, não foi possível mensurar toda a documentação devido à dificuldade de acesso. Com a ajuda de um funcionário da limpeza fotografamos o local e retiramos 6 caixas para uma avaliação preliminar.

Nos setores do CFCH não foram encontrados grandes volumes documentais. Apenas na Seção Financeira havia 5 metros lineares de documentos em armários e estantes, a maior parte deles referentes a processos, armazenados em caixas poliondas, em bom estado de conservação.

 

Imagens dos locais:

Sótão

Depósito de Materiais

Parede da Decania

Parede da sala 43

 

Análise da documentação produzida e acumulada

Os documentos encontrados na sala 43 eram referentes às pesquisas acadêmicas da universidade. Verificou-se uma variedade de gêneros documentais (textuais, iconográficos, informáticos etc.) e espécies documentais (projetos, programas, congressos, palestras, publicações, anais etc.).

No sótão e no depósito de materiais, foram encontrados documentos de caráter probatório e valor informativo tais como: processos do CFCH e de unidades da UFRJ, ofícios, atas de reuniões do conselho de coordenação, documentos de servidores, documentos financeiros, administrativos etc. Havia ainda documentos de diversas modalidades de eventos realizados pelo CFCH e a UFRJ, ou seja, documentos produzidos em fenômenos regulares tais como Semanas de Integração acadêmica, Jornada de pesquisadores, Jornadas cientificas, dentre outros. Ressalta-se que esses eventos possuem um caráter construtivo e gerador de conhecimento e que as fontes documentais produzidas nesses processos são elementos fundamentais para a formação da memória social da Universidade.

No buraco da copa da Decania, na amostra retirada para avaliação, foram encontrados documentos referentes a acordos, projetos, cursos de especializações, contratos, relatórios, etc, referentes ao CFCH e a outras unidades tais como IFCS, Cap, ECO etc.

 

Realidade física e operacional da documentação produzida e acumulada

Sobre as condições de conservação desses documentos dentro da instituição, a situação atual ainda é bem precária. A maior parte da documentação do CFCH está ainda em locais inadequados, tais como sótão, depósito de materiais e buraco da parede da copa da decania.

Quanto ao aspecto dos suportes, os documentos encontram-se em processo de deterioração, tantos os documentos textuais, quantos os em mídia digital. Há muita sujidade nos locais, visto que os ambientes de guarda têm sido os responsáveis por parcela significativa dos danos e perda de informação.

Na produção dos documentos havia muitos pontos de atrito. Os documentos eram produzidos desordenadamente em todo CFCH, sem critérios pré-determinados de produção. Por exemplo, sem definição de responsabilidades na produção de memorandos, ofícios, portarias etc., quantidades de cópias necessárias para cada documento, as delegações de responsabilidades eram sem critérios, processos ficavam inacabados, sem encerramento, sem conclusão. Não havia regras, cada um fazia do seu jeito.

Com referência ao destino dado aos documentos produzidos, não havia prazos de guarda e destinação final. Quando a documentação atingia um volume que passava a incomodar, era jogada para um espaço disponível, sempre inadequado.

 

Aspectos legais referentes à documentação produzida e acumulada

É importante ressaltar que a obrigatoriedade de conservação de toda documentação de caráter probatório (normas, diretrizes, regulamentos, convênios, processos, dentre outros) por parte da administração pública  é garantida pela Constituição Federal. Esse tipo de documentação possui também grande valor informativo: são programas, projetos, relatórios, arquivos pessoais de pesquisadores e professores, etc, com grande utilidade, seja para fins de pesquisa acadêmica, seja para teses de graduação e pós-graduação.

O art. 1º da Lei Federal nº 8.159 diz: “É dever do Poder Público a gestão documental e proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

 

Ações preliminares e emergenciais

Como produtos deste diagnóstico, foram elaborados um relatório sobre a documentação encontrada na sala 43, outro sobre a documentação do CFCH de forma geral e a proposta para o Projeto de Higienização.

No dia 05/03/2010, foi entregue ao Decano o relatório sobre a documentação encontrada na sala 43.

No dia 26/04/2010, foi realizada uma reunião com a Superintendente, na qual foram apresentados o relatório sobre o estado da documentação e a proposta para o projeto de Higienização. Nesta reunião, foi apresentada ainda uma necessidade de melhorias estruturais e emergenciais na sala 43, tais como: tratamento de cupins nos móveis, fechamento do buraco na parede, ajustes nas janelas e persianas, contenção dos alagamentos frequentes, recolocação de pisos soltos, pintura, solicitação de mais uma sala para tratamento técnico intelectual e atendimento ao usuário e a necessidade de limpeza constante na sala para evitar contagio com sujidade da documentação. De todas as melhorias, apenas a sala de tratamento técnico foi disponibilizada.

 

Etapa de Planejamento

Concluída a etapa de Diagnóstico, ainda sem o apoio necessário da administração do CFCH, passou-se à etapa de Planejamento, visando definir as estratégias, os objetivos, métodos e a infraestrutura necessária para a implantação de uma Seção de Arquivo condizente com as necessidades do CFCH e de uma instituição do porte da UFRJ.

Como estratégia de trabalho, decidiu-se priorizar os seguintes temas:

• Tratamento dos acervos em pior estado de deterioração, através do Projeto de Higienização;

• Mapeamento do fluxo documental para implantar um processo de gestão documental com a elaboração de normas sobre produção, registro, controle da tramitação, classificação, arquivamento, avaliação e destinação, bem como orientar as unidades setoriais do CFCH. Para isso, seria implantado o processo de Gestão Documental – Manual de Procedimentos;

• Conscientização da importância dos acervos e da documentação produzida, dando visibilidade ao Arquivo. Era a base conceitual do projeto Base Catavento;

• Implantar um sistema de informação para armazenar e promover o acesso à informação, ou seja, uma base de dados para apoiar no desempenho das atividades do órgão. Este sistema de informação era o principal produto do Projeto Base Catavento;

• Estruturar e organizar o fundo arquivístico do CFCH respeitando o princípio da proveniência, ou seja, sua origem e natureza (Organização do Fundo Documental);

• Elaboração de projetos para organização dos acervos acumulados (projetos GECEM e Falas Acadêmicas);

• Formação de Recursos humanos para auxiliar na coordenação e para realizar os trabalhos operacionais.

 

No que se refere à infraestrutura, era necessária a adaptação de ambientes que atendessem às funções específicas e necessidades básicas para um Arquivo, visando a guarda, a segurança e a preservação do acervo. Deveriam ser criadas ainda áreas destinadas para depósito de documentos (Estantes), área para tratamentos técnicos (recepção, seleção, triagem, higienização e desinfestação de documentos), área técnica e administrativa (tratamento de análise, leitura, organização intelectual e administrativa) e área de atendimento ao público.

Além disso, era necessária a aquisição de materiais, equipamentos e mobiliários, tais como: mesas, computador, estantes, escada, caixas para acondicionamento, materiais de consumo (sacos, grampos e clipes plásticos, papeis adequados para acondicionamento etc.) e materiais específicos para higienização (aspirador de pó, máscaras, luvas, óculos de proteção, jaleco, escovas etc.).

 

Etapa de Execução

Projeto 1 – Higienização

O projeto de higienização e acondicionamento de parte do acervo arquivístico do CFCH foi criado com o objetivo de desacelerar o processo de deterioração do acervo documental do CFCH, priorizando medidas emergenciais de higienização e o acondicionamento da documentação do sótão, como ponto de partida.

Em linhas gerais, as atividades do projeto consistiam em retirar a documentação do sótão, levando-a para a sala 43 para higienizar, acondicionar, identificar e listar e, posteriormente, realizar a leitura, análise, avaliação, organização e arquivamento. O prazo inicial para conclusão da higienização da documentação do sótão era de 1 ano, depois prorrogado por mais 9 meses. O projeto foi apresentado inicialmente para a Superintendência, mas, como não foi obtido o apoio necessário, passei a buscar, em maio de 2010, auxílio da Divisão de Gestão Documental e da Informação - DGDI (da Pró-reitoria de Gestão e Governança da UFRJ - PR6), através do senhor Adílson Couto de Souza Filho. Percebendo a importância do projeto, o DGDI disponibilizou parte dos recursos humanos necessários (2 estagiários, dos 3 planejados inicialmente), além de parte dos recursos materiais (estantes, caixas, escada, carrinho, aspirador de pó, 3 óculos de proteção), cuja entrega foi concluída no mês de setembro de 2010. Segundo a posição do DGDI à época, o restante dos recursos, principalmente os de consumo, deveriam ser obtidos no próprio CFCH.

 

Dificuldades encontradas na execução do Projeto

A requisição de materiais básicos e específicos para tratamento documental junto ao CFCH, para complementar os recursos disponibilizados pelo DGDI, foi uma das maiores dificuldades enfrentadas. Vários memorandos com solicitação de materiais foram encaminhados à Superintendência, sem resposta adequada. Como exemplo, pode ser citado o caso do aspirador de pó. Apesar do aparelho ter sido doado pelo DGDI no final de 2010, sua efetiva utilização dependia da disponibilidade de sacos descartáveis. Pedidos insistentes foram feitos, mas apenas em junho de 2011 uma parte da quantidade necessária foi entregue, ficando a parcela restante para dezembro de 2011.

A sujidade da documentação do sótão, devido às péssimas condições ambientais do local, foi outra grande dificuldade encontrada.  O alto grau de sujidade e contaminação encontrada na documentação devia-se ao ataque de insetos, fungos, ratos e baratas. Além disso, não bastassem as condições desfavoráveis dos documentos, em seu entorno não parava de crescer o acúmulo de lixo, resíduos de obra, equipamentos obsoletos, etc, além da existência de fios elétricos sem qualquer proteção. Chegou-se a um ponto em que esta situação colocava em risco a minha integridade física e a dos estagiários, impedindo a continuidade dos trabalhos. Assim, em meados de dezembro de 2011, enviei um relatório da situação para a Decania e a Superintendência solicitando providências, que somente foram tomadas em março de 2012, quando pudemos retornar ao sótão e retomar o trabalho.

Greves: foram quatro meses em 2011 e dois meses em 2012, o que afetou seriamente o andamento do projeto, já que o mesmo tinha um prazo pré-determinado.

Obra na Sala 43: em 13/10/2011 iniciou-se a obra na sala 43, mencionada anteriormente como medidas emergências e estruturais. A obra terminou em 10/11/2011, sem a solução dos principais problemas, situação que se mantém até hoje. As paredes continuam com infiltrações, persistem os alagamentos, as persianas não funcionam, o sol continua batendo nas estantes com documentos e, para piorar, estamos entrando no terceiro ano sem ar condicionado.

Em 30 de agosto de 2012, o prazo do projeto expirou, levando à saída dos estagiários, já que o DGDI não pôde mais arcar com a verba necessária. As atividades de higienização, assim, tiveram de ser interrompidas, uma vez que o CFCH não forneceu o apoio necessário para a continuidade do projeto, apesar de reiterados pedidos, que não obtiveram resposta.  Apesar dos problemas e do encerramento prematuro do projeto, alguns resultados foram alcançados, mostrando que muito mais poderia ter sido feito, se os recursos e o apoio institucional necessários fossem garantidos:

• Foram higienizados e acondicionados 23,56 metros lineares de documentação do sótão, apenas 14% de um volume total de 169,81 metros lineares.

• Conseguimos resgatar do sótão um dos mais emblemáticos documentos do CFCH, o  Livro de Atas nº. 1 com a 1ª Reunião Preparatória do Centro de Filosofia e Ciências Humanas, realizada no dia 15/06/1970.

• Incentivamos o desenvolvimento vocacional e o aperfeiçoamento profissional de quatro alunos da UFRJ.

 

Infelizmente, o quadro demonstrado acima sobre as condições da documentação ainda não foi alterado. Temos, ainda, uma grande massa documental se deteriorando em larga escala.

A Seção de Arquivo ainda trabalha buscando soluções para todos os problemas relatados, mas o apoio firme e constante de todos os profissionais que fazem parte da instituição é condição absolutamente necessária para que isso ocorra.

 

 

Projeto 2 - Estruturação e organização do Fundo Arquivístico do CFCH

A Seção de Arquivo do CFCH foi organizada e dividida em duas linhas de acervo arquivístico: o Arquivo Institucional e o Arquivo Científico e Cultural. A primeira linha de acervo é composta pelos documentos administrativos e funcionais, produzidos, recebidos e acumulados em decorrência das atividades-meio e atividades-fim da instituição. A segunda linha de acervo é composta de documentos referentes à produção cientifica e cultural e dos arquivos dos pesquisadores das diversas áreas do CFCH.

Esta estruturação e organização proporcionaram ao arquivo do CFCH uma melhor adequação e classificação dos documentos dentro da instituição tanto no aspecto administrativo dos documentos quanto no aspecto físico de arquivamento em estantes, prateleiras, caixas.

Segue abaixo o Organograma do acervo do CFCH

 

 

Projeto 3 - Projeto Base Catavento

Um dos temas identificados durante a Etapa de Diagnóstico era a necessidade de fomentar a conscientização da importância dos acervos e da documentação produzida na Universidade, em especial no CFCH. A principal estratégia para buscar isso é dar visibilidade aos arquivos, principalmente possibilitando que as pessoas tenham acesso aos arquivos e à informação neles contida.

Neste sentido, possuir um sistema de informação para armazenar e promover o acesso à informação é fundamental. Implantar este sistema era o objetivo principal do Projeto Base Catavento, nome dado para a base de dados de acesso à documentação arquívistica da Seção de Arquivo de CFCH, possibilitando o armazenamento das informações e o acesso aos documentos científicos e culturais produzidos no CFCH.

O projeto foi desenvolvido em duas frentes: uma relacionada ao desenvolvimento tecnológico do sistema e outra à divulgação da Base Catavento no CFCH.

Como não tínhamos apoio financeiro e técnico em tecnologia da informação para a criação desta base de dados, decidimos buscar uma instituição brasileira que utilizasse o Projeto ICA-AtoM, um software livre do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), que permite às instituições a disponibilização online de descrições arquivísticas.

Descobrimos que a Casa de Oswaldo Cruz (COC), pertencente à Fiocruz, havia customizado e traduzido toda a versão do Projeto ICA-AtoM,  desenvolvendo uma base de dados própria chamada Base Arc.

Em outubro de 2010, iniciamos o contato com a COC buscando apoio para o desenvolvimento da Base Catavento do CFCH, através de uma reunião com a direção da COC, o primeiro passo para a transferência da tecnologia, que ensejaria posteriormente a celebração de um convênio de cooperação técnica entre a COC e o CFCH, formalizado através do 16º Termo Aditivo ao Convênio nº 23/2002, publicado no Diário Oficial da União nº 179, de 13 de setembro de 2013.

A transferência de tecnologia conta com suporte técnico online, por meio de um blog para compartilhamento dos métodos e procedimentos para instalação da base.

O sistema foi implantado no servidor do CFCH e está rodando perfeitamente, mas ainda não foi criado um domínio e não foi mudado o layout criado para o da Base Catavento.

Iniciamos a alimentação na Base Catavento dos registros do acervo do CFCH que correspondem inicialmente à migração de 37 planilhas em Excel de descrições, onde constam informações sobre os documentos disponíveis para pesquisa.

Em duas reuniões realizadas na COC/UFRJ, foi iniciado o processo de adaptação às necessidades do acervo do CFCH na base. Iniciamos também o contato para suporte técnico e apoio da servidora Fabrícia da SuperTIC para mudar o layout, porém ainda estamos aguardando a liberação do Sr. Nelson do acesso FTP da pasta do servidor para iniciar a mudança de layout.

Ainda durante o período de negociação do convênio com a COC, obtivemos apoio do Programa de Bolsas de Iniciação Artística e Cultural (PIBIAC/UFRJ) para a frente de divulgação do projeto, o que possibilitou o início de atividades relacionadas ao engajamento de seu público-alvo. Através da contratação de duas bolsistas das áreas de Comunicação Social (Escola de Comunicação - ECO) e de Belas Artes (Escola de Belas Artes – EBA), foi possível desenvolver o design do projeto e os materiais artísticos necessários para a publicidade da Base Catavento dentro da UFRJ.

Um dos objetivos deste projeto era a divulgação do software  Base Catavento ao público, e isso foi feito através de um evento artístico, que contou com uma performance denominada “A Poética de um Arquivo: Ferrreira Gullar, um Arquivo vivo” e uma exposição dentro do Arquivo, permitindo-nos  apresentar uma proposta de experimentação do espaço do Arquivo do CFCH como um lugar efetivo para construção de um ambiente cultural, além de inserir o Arquivo e a Memória como elementos constituintes da construção da identidade da instituição, ou seja, cultivando a importância dos documentos arquivísticos na produção do conhecimento e desenvolvimento social.

Este trabalho de divulgação e visibilidade da documentação seria ainda uma maneira de tornar a implantação das políticas arquivísticas um processo participativo, o que pressupõe o engajamento de todas as pessoas que integram a instituição.

Os resultados obtidos nestas atividades foram excelentes, já que efetivamente foi criada uma identidade visual, que servia tanto para Base Catavento quanto para a Seção de Arquivo. A lista apresentada abaixo apresenta ainda os produtos resultantes das atividades desenvolvidas pelo Projeto Base Catavento no período de maio de 2011 até março de 2012:

 

1. Criação do Logotipo da Base que mistura elementos do CFCH e suas unidades, assim como elementos do Arquivo.

 

2. Elaboração do layout que será utilizado nas páginas da Base Catavento:

Página Home:	Página Descrição Arquivística

 

3. Divulgação do Projeto Catavento com o Mural ao lado da porta da sala 43:

 

4. Criação do Newsletter da Seção de Arquivo:

 

5. Criação do Folder da Seção de Arquivo:

Frente

Verso

 

6. Criação de Banner para inauguração da Base Catavento:

 

7. Criação de Banner para os corredores das escolas da UFRJ:

 

8. Frases de divulgação para as salas de aula da UFRJ

 

 

Além disso, nestes 11 meses de trabalhos foi possível promover o desenvolvimento vocacional e aperfeiçoamento profissional de duas alunas da UFRJ, que participaram como bolsistas através do PIBIAC. A participação delas na Jornada de Iniciação Cientifica Tecnológica, Artística e Cultural – JICTAC foi uma evidência clara neste sentido, com os seguintes trabalhos apresentados pelas alunas:

• JICTAC/2011: “Projeto Catavento: Arte e Memória no Centro de Filosofia e Ciências Humanas da UFRJ”, de Renata Rodriguez Machado, aluna da Escola de Comunicação.

• JICTAC/2012: “Projeto Catavento: um diálogo entre Arte e Arquivo”, de Barbara Ebendinger Marques Henriques, aluna da Escola de Belas Artes.

 

 

Projeto 4 - Gestão Documental: Manual de Procedimentos

A Seção de Arquivo é a responsável pela gestão documental do CFCH e tem como missão o desenvolvimento e a aplicação de metodologias arquivísticas no processamento técnico dos documentos, com vistas à plena divulgação das informações e conteúdos do acervo institucional.

“Na Administração Pública, atualmente, graças à Constituição Federal de 1988, os arquivos estão associados à conquista de direitos civis e ao exercício pleno da cidadania. No capítulo sobre os direitos e garantias fundamentais, a Constituição Federal, assegurou a todos o direito ao acesso à informação e o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo geral (art.5, incisos XIV, XXIX) resgatando assim a vocação inicial dos arquivos, de coadjuvante das ações do governo, uma vez que é o responsável pela formulação da política pública de Gestão de Documentos, nos termos da Lei Federal nº8.159/91, que regulamentou o artigo 216 da Constituição Federal”.(Bernardes, p.8, 2008)

 

A gestão documental, nos dias de hoje, assume um papel preponderante como ferramenta administrativa. Numa perspectiva temporal mais abrangente, essa ferramenta converte-se em conhecimento, lastro necessário para continuidade da própria instituição.

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Lei nº 8.159 de 08/01/1991)

 

No período de março de 2010 a abril de 2011, a Seção de Arquivo trabalhou na análise do fluxo de produção documental do CFCH e elaborou um Manual de Procedimentos com o objetivo de unificar os critérios de metodológicos e técnicos para produção documental, registro, arquivamento, avaliação e destinação, bem como dar orientação aos setores produtores da informação dentro do CFCH.

Em 19/04/2011, a Seção de Arquivo apresentou ao Conselho Diretor do CFCH o Manual de Procedimentos, mas, infelizmente, não houve adesão imediata da proposta.

O apoio do Conselho Diretor era fundamental, pois a proposta do Manual de Procedimentos requeria mudanças em processos de trabalho que envolvem todos os setores da instituição, e toda mudança, por menor que seja, gera resistências em muitas pessoas, por causar desconforto e desconfiança, se comparada aos processos aos quais elas estão acostumadas.

Apenas, em 21 de março de 2013, em reunião com a Decania e Superintendência, foi solicitada a retomada das ações para implantação do Manual de Procedimentos.

Após algumas reformulações e atualizações no manual elaborado em 2011, foi marcada a reunião de sua apresentação às chefias dos setores do CFCH, ocorrida em 15 de maio de 2013.

Nesta reunião ficou acordado que o treinamento do Manual seria aplicado em cada setor com orientações de acordo com a realidade de trabalho e produção documental de cada um.

Antes de iniciarmos os treinamentos, foi aplicado um curso com instruções e funcionalidades do SAP (Sistema de Acompanhamento de Processos da UFRJ) para os servidores do CFCH, com apoio da equipe do DGDI.

O Curso do SAP foi aplicado pela Florinda Duarte (DGDI) em duas sessões de turmas: uma no dia 10/07/2013 e outra no dia 14/08/2013. Obtivemos a participação total de 22 servidores do CFCH, sendo que na listagem de inscrições havia 30 servidores.

Os treinamentos do Manual de Procedimentos foram iniciados em julho de 2013. E continuam de acordo com as disponibilidades de cada setor. Relacionamos abaixo, por setores, os procedimentos que já foram e os que faltam ser aplicados de acordo com as responsabilidades de produção documental de cada um:

Protocolo: tramitação interna de processos; emissão de memorandos, abertura de processos administrativos internos.

Decania/Conselho de Coordenação: tramitação interna de processos; emissão de memorandos, emissão de ofícios; abertura de processos administrativos internos. Para complementar o treinamento, estamos aguardando cadastros dos servidores do setor para emissão de portarias.

Administração da Sede: tramitação interna de processos; emissão de memorandos, abertura de processos administrativos internos, classificação de documentos.

Seção de Ensino: tramitação interna de processos; emissão de memorandos, abertura de processos administrativos internos.

Seção de Pessoal: tramitação interna de processos; emissão de memorandos, emissão de ofícios; abertura de processos administrativos internos, emissão de portarias.

Secretaria das Coordenações: tramitação interna de processos; emissão de memorandos, emissão de ofícios; abertura de processos administrativos internos.

Os setores: Seção Financeira, Seção de Compras, Seção de Almoxarifado, Seção de Informática, Seção de Patrimônio, Comitê de Ética e Atividades Culturais ainda não foram treinados.

Há muito trabalho em Gestão Documental para ser feito no CFCH, este primeiro Manual é apenas um inicio dos trabalhos. Precisamos intensificar os trabalhos futuramente na aplicação da Tabela de Temporalidade das Universidades Federais e na classificação dos documentos produzidos na UFRJ.

Para demonstrar o potencial de economia com a redução de cópias, podemos considerar apenas um tipo de documento, muito utilizado no serviço público, o memorando. Segue abaixo um quadro comparativo elaborado em 2011, durante os estudos do fluxo documental do CFCH:

Média: 884,2 Cópias produzidas de memorando sem necessidade pelo Protocolo

 

 

Projeto 5 - Projeto Arranjo e Descrição Arquivística do Projeto GECEM -  Gênero, Etnia, Classe: Estudos Multidisciplinares

Este Projeto foi o marco inicial no tratamento técnico de um acervo científico e cultural do CFCH, baseado na proposta de organizar, analisar, descrever e disponibilizar os documentos do acervo GECEM e obteve o apoio do Programa de Iniciação Artística e Cultural – PIBIAC/UFRJ. Conforme relatado anteriormente, em meados de 2010 este acervo foi encontrado em um pequeno espaço na sala 43 do prédio do CFCH. Para manter a integridade do acervo, e com o aval das coordenadoras que participaram do projeto GECEM, foi incorporada pela Seção de Arquivo toda a documentação ao acervo do CFCH.

O Núcleo de Pesquisa GECEM – Gênero, Etnia, Classe: Estudos Multidisciplinares reunia mais de 50 profissionais, entre professores, pesquisadores, alunos de graduação e pós-graduação (mestrado e doutorado) da Escola de Serviço Social da UFRJ, na perspectiva de desenvolver projetos de pesquisa integrados, debates e eventos científicos diversificados, produzir material didático, realizar publicações conjuntas, produzir trabalhos acadêmicos de graduação, trabalhos de iniciação científica e realizar assessorias em sua área temática.

Composto por documentos das duas últimas décadas do século XX, o acervo contém cerca de 15.087 documentos textuais, bibliográficos, sonoros e digitais, um total de seis metros lineares de documentação.

O GECEM gerou legados para a UFRJ e toda sociedade brasileira que foram incorporados pelo Núcleo de Estudos de Políticas Públicas em Direitos Humanos (Nepp-DH) e pelo Centro de Referência de Mulheres da Maré Carminha Rosa (CRMM-CR).

O acervo do Projeto GECEM já está organizado. Foram preenchidas 57 planilhas de entrada de dados para inserção na Base Catavento, mas, infelizmente, o trabalho não foi concluído, pois ainda necessitamos de um profissional para revisão textual das planilhas.

Em 22 meses de trabalhos deste Projeto, foi possível incentivar o desenvolvimento vocacional e o aperfeiçoamento profissional de 7 alunos da UFRJ, havendo inclusive duas apresentações na Jornada de Iniciação Cientifica Tecnológica, Artística e Cultural – JICTAC, nos anos de  2012 e 2013, com os seguintes trabalhos:

JICTAC/ 2012: “O Papel do Acervo Arquivístico do CFCH para a Memória do Centro de Filosofia e Ciências Humanas”, de Ana dos Anjos Santos, aluna do Instituto de História.

JICTAC/ 2013: “A Descrição Arquivística do Projeto GECEM: contribuições técnicas com fontes documentais institucionais”, de Larissa Velasquez de Souza, aluna do Instituto de História. Trabalho selecionado durante a realização da JICTAC 2013 para publicação.

Além da JICTAC, o Projeto GECEM foi apresentado pela arquivista Jacilene Alves Brejo  no I Seminário de Integração dos Técnico-Administrativos em Educação da UFRJ (Sintae), em agosto de 2013, que, em breve, será publicado.

 

 

Projeto 6 – Projeto Falas Acadêmica: Arquivo Pessoal da Professora Fany Malin Tchaicovsky

O Projeto Falas Acadêmicas foi concebido especificamente para a organização, descrição arquivística e disponibilização dos Arquivos Pessoais dos Professores da UFRJ, com acervos científicos e culturais produzidos ou acumulados no decorrer de sua trajetória acadêmica dentro da UFRJ, ou seja, sua produção intelectual.

O marco inicial neste tipo de tratamento arquivístico será o Arquivo daProfessora Fany Malin Tchaicovsky, professora aposentada da Escola de Educaçãoda UFRJ, mas que continua ativamente envolvida em atividades acadêmicas. Ela comemora neste ano 90 anos de vida, sendo 70 dedicados aos trabalhos acadêmicos na universidade, e decidiu doar seu acervo documental para a Seção de Arquivo do CFCH.

Em abril de 2013, a Seção de Arquivo submeteu o projeto ao do Programa de Iniciação Artística e Cultural – PIBIAC/UFRJ, entretanto não obteve apoio. Neste ano de 2014, tentaremos novamente apoio do PIBIAC, já que, infelizmente, sem apoio de bolsistas fica muito difícil desenvolver projetos de acervos científicos e culturais como este, devido à grande demanda de trabalho da Seção de Arquivo.

 

 

Considerações Finais

Apesar de todo o insistente trabalho de convencimento quanto à importância das atividades desempenhadas pela Seção de Arquivo, continuamos até hoje com dificuldades de aquisição de materiais específicos que uma Seção de Arquivo normalmente necessita. Sofremos ainda com a falta de equipamentos essenciais, como ar condicionado, de persianas para proteger os documentos e seus acondicionamentos da incidência direta de luz; com problemas de infiltrações nas instalações, dentre outros.

Ainda não conseguimos apoio estrutural elementar para melhoria das condições ambientais dos documentos que estão no sótão, no depósito de matérias e na parede da Decania.

Quanto a recursos humanos, temos necessidade de contratação de mais arquivistas ou servidores para a Seção.

Infelizmente se nada for feito, e se continuarmos a não prestar a atenção na nossa memória e nas nossas culturas locais torna-se sem sentido o papel da universidade de atuar como força transformadora da nossa sociedade.

Apesar de todas as dificuldades, a Seção de Arquivo almeja uma perspectiva positiva do desenvolvimento das atividades futuras. A Seção de Arquivo já mostrou que tem condições técnicas e de conhecimento para mudar este cenário e trazer benefícios para o CFCH, mas precisamos de apoio e recursos.